Las reuniones se dan en todas las organizaciones, grandes y pequeñas, inclusive las reuniones familiares. Son necesarias para informar, planificar, tomar decisiones, entre otras. Aunque organizar y dirigir reuniones parezca algo sencillo, muchas veces no se obtiene el resultado esperado. Por ello, te ofrezco los siguientes puntos, para organizar de una manera eficiente las reuniones.

1. Define cuál es el objetivo de la reunión.

Piensa en los objetivos. “Que es lo que se quiere lograr de la reunión?”, “Que se espera conseguir en la reunión?”, son interrogantes que te pueden ayudar a pensar en un objetivo que sea específico, medible y posible de alcanzar en la duración de la reunión.

2. Cuestiona, si es necesaria la reunión

Después de formular claramente el objetivo, verifica una vez más, si la reunión es realmente necesaria.

Una reunión será necesaria en los siguientes casos: se deba realizar un trabajo en conjunto, tomar decisiones o informar de algo a un grupo de personas.

3. Agenda / Participantes

Una vez definido el objetivo necesitamos determinar los pasos para lograr el mismo, y las personas que pueden ayudar o deban tomar decisiones.

Es importante diferenciar las personas que deben participar activamente en la reunión para que tomen las decisiones o que pueden aportar algo en la búsqueda de lograr el objetivo, y, las personas a las que será suficiente informar a posteriori.

Recuerda que todos los participantes van a querer aportar algo y por lo tanto a mayor número de participantes más larga será la reunión, no por ello siendo más efectiva. Por lo tanto, piensa críticamente en los participantes necesarios e intenta reducir el grupo en lo posible.

Analizando los participantes y los pasos a seguir para lograr el objetivo, tendremos la agenda a seguir en la reunión.

4. Duración

Analizando la agenda y los participantes, deberás haber imaginado cómo va a transcurrir la reunión, por lo que será posible hacer una estimación de la duración necesaria de la reunión.

Deberás planificar una duración justa pero suficiente, para no desaprovechar el tiempo de tus compañeros pero, a la vez asegurar que en la reunión se abarque toda la agenda planificada correctamente con todos los participantes presentes.

5. La invitación

Asegurar lo siguiente:

• Una sala cómoda para los participantes
• Piensa en un horario adecuado.
• En la convocatoria detallar: el objetivo, la agenda de la reunión, y si es el caso, algún documento, informe que los participantes tengan que llevar a la reunión.
• Revisa con antelación los documentos, recursos necesarios para el desarrollo de la reunión.

6. La reunión

La reunión debe empezar indicando el objetivo y la agenda de la reunión, recordando el tiempo disponible. Debe haber un encargado de elaborar el acta o documento donde se detalle los resultados de la reunión. Siempre procurar que la reunión se enfoque en lograr el objetivo siguiendo la agenda planificada; si es el caso, se debe recordar las veces que sea necesario el objetivo establecido. Además, es conveniente hacer que todos los invitados aporten a la reunión.

Al final de la reunión destaca los resultados y todo aquello que hayas encontrado positivo, y agradecer la presencia.

7. Después de la reunión

De ser posible, enviar el acta de la reunión el mismo día a todos los asistentes. Y copiar a los colaboradores que deban estar informados de las resoluciones de la reunión.

Si alguna decisión es especialmente importante, entonces quizás sea mejor informar personalmente a los colaboradores que no estuvieron presentes en la reunión, para asegurarnos de que conocen los resultados, ya que mandarles el e-mail en copia podría no ser suficiente.

Seguir estos pasos de manera constante hará que tus reuniones sean cada vez más efectivas, lo cual agradecerán tus compañeros y superiores.

Mayor información. http://www.liderdeproyecto.com/articulos/